SYARAT DATA YANG BAIK DAN PEMBAGIAN DATA

Data yang salah apabila dipergunakan untuk dasar pembuatan keputusan, pasti keputusan itu akan salah, perencanaan tidak tepat, kontrol tidak efektif dan evaluasi tidak mengenai sasarannya secara objektif. Syarat-syarat data yang baik dan supaya berguna antara lain :

1.      Data harus objektif (sesuai dengan keadaan yang sebenarnya) → as it is.

Misalnya : produksi yang turun dilaporkan naik, ini tidak objektif ; harga satu satuan barang Rp. 500 dilaporkan Rp. 750 walaupun ada kuitansi, tetap tidak objektif.

2.      Data bisa mewakili (representatif).

Misalnya : jika laporan produksi padi dari suatu daerah hanya di dasarkan atas hasil sawah-sawah yang subur saja ini jelas tidak mewakili; laporan harga yang hanya didasarkan pada pasar-pasar yang murah saja juga tidak mewakili.

3.      Kesalahan baku (standard error) harus kecil.  

Suatu perkiraan (estimate) dikatakan baik (mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi) apabila kesalahan bakunya kecil.

Ketiga syarat tersebut diatas sering disebut syarat data yang dapat diandalkan (reliable).

Kedua syarat berikut (4 &5) lebih menunjukkan manfaat dan kegunaannya yaitu :

4.      Harus tepat waktu (up to date).

Khususnya kalau data akan dipergunakan untuk melakukan pengendalian atau evaluasi, syarat tepat waktu ini penting sekali agar sempat dilakukannya penyesuaian atau koreksi seperlunya. Kalau ada kesalahan atau penyimpangan yang terjadi dalam implementasi suatu perencanaan.

5.      Harus relevan.

Maksudnya data yang dikumpulkan harus ada hubungannya dengan masalah yang akan dipecahkan. Misalnya : pemerintah mengetahui adanya kemerosotan produksi padi selama beberapa tahun terakhir ini.

Data dapat dibagi antara lain :

1.      Menurut sifatnya. 
(a) Data kualitatif → data yang tidak berbentuk angka. Contoh : produksi padi sangat meningkat harga daging sangat mahal, penyaluran pupuk sangat lancar. 
(b) Data kuatitatif → data dalam bentuk angka. Contoh : produksi padi naik 10%, harga rata-rata daging per kg rata-rata Rp. 3.800, 99% pupuk sudah disalurkan.

2.      Menurut sumbernya.

Untuk membahas data menurut sumbernya, kita harus berpijak pada suatu organisasi badan (negara, departemen, perusahaan, rumah tangga, dsb).
(a) Data internal adalah data yang menggambarkan keadaan/kegiatan di dalam suatu organisasi. Di dalam suatu perusahaan, data internal mencakup data personalia, data keuangan, data peralatan, data kekayaan, data produksi dan hasil penjualan. Bagi suatu negara, data internal mencakup data penduduk, data pendapatan nasional, data kekayaan nasional (national wealth), data sumber-sumber alam, dsb. 
(b) Data eksternal adalah data yang menggambarkan keadaan di luar organisasi. Bagi perusahaan, data eksternal misalnya : data yang menggambarkan tingkat daya beli masyarakat, perkembangan harga, data yang menunjukkan permintaan (demand), data konsumsi. Sedangkan bagi suatu negara, misalnya : perkembangan harga barang-barang ekspor di pasaran internasional, data yang menunjukkan krisis moneter/krisis energi. Data eksternal dimasukkan untuk menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi suatu karya organisasi misalnya naik turunnya daya beli masyarakat mempengaruhi hasil penjualan dari suatu perusahaan, krisis energi atau krisi moneter bisa mempengaruhi hasil ekspor indonesia, dsb.

3.      Menurut cara memperolehnya
(a) Data primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh suatu organisasi atau perseorangan langsung dari objeknya, misalnya : suatu perusahaan susu yang ingin mengetahui rata-rata konsumsi susu bagi penduduk suatu daerah langsung melakukan wawancara kepada penduduk daerah tersebut. Pemerintah melalui Biro Pusat Statistik melakukan sensus penduduk tahun 1980 untuk memperoleh data penduduk langsung menghubungi rumah tangga-rumah tangga. Departemen pertambangan memperoleh data pertambangan langsung melalui perusahaan-perusahaan pertambangan (PT. Timah, PT. Aneka Tambang, dsb). 
(b) Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi, sudah dikumpulkan dan sudah diolah oleh pihak lain biasanya sudah dalam bentuk publikasi, misalnya suatu departemen/perusahaan memperoleh data penduduk dari Biro Pusat Statistik, data perbankan dari Bank Indonesia, data pertambangan dari departemen pertambangan, dsb.