HOTEL RESERVATION SYTEM

Menurut kamus bahasa inggris oxford reservation berarti order in advance o.r reserve (1995) yang artinya melakukan pemesanan sebelumnya, seperti memesan tiket bioskop atau memesan tempat di restoran, demikian juga dengan memesan kamar di hotel. Reservasi dalam konteks hotel menurut Baker, Bradley dan Huyton (2000) berarti memesan sebuah kamar (akomodasi) oleh seorang tamu dan di dalamnya termasuk tipe kamar yang dipesan secara jelas untuk sejumlah orang dalam periode waktu tertentu. Ketika reservasi dibuat diharapkan hotel berkomitmen untuk menerima reservasi dan menjamin bahwa kamar yang dipesan akan tersedia ketika tamu itu datang.

Menurut Kasavana (1995) pemesanan kamar di hotel dapat dilakukan melalui beberapa sumber diantaranya sebagai berikut : 

1. Central Reservation System.
2. Intersell Agencies.
3. Property Direct (Reservasi secara langsung), dapat dilakukan melalui beberapa media, yaitu Telp, Mail/Surat, Fax dan Property to property (Kepemilikan satu ke pemilikan yang lain). Yang dimaksud dengan Property to property ialah menawarkan kepada tamu apabila ingin melakukan reservasi ke hotel lain yang masih 1 chain, hotel bisa menawarkan reservasi secara langsung. Ini bisa secara efektif meningkatkan reservasi antar hotel yang masih 1 chain. Umumnya sekarang banyak dilakukan melalui Global Distribution System (GDS).

Fungsi reservasi termasuk menerima, mendokumentasi dan menganalisa permintaan kamar. Karena persediaan kamar adalah produk utama yang harus di jual oleh sebuah hotel, dan aksi yang harus dilakukan dalam membuat reservasi dinamakan dengan selling room. Dan peralatan yang paling mendasar pada penjualan kamar dan manajemennya adalah sistem reservasi. Sistem informasi reservasi perhotelan merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang menawarkan suatu jasa dalam hal pendataan administrasi pada reservasi perhotelan yang sangat memerlukan ketepatan mekanisme dan penataan yang terorganisir agar data dapat terkemas dan terjaga keamanannya dengan baik dalam bentuk database. Database tersebut dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal dan dapat dilakukan secara cepat dan tepat dengan tingkat kesalahan yang dapat diminimalisasi. 

Suatu sistem pengelolaan Reservasi perhotelan harus mampu memberikan kemudahan dalam proses perkembangan hotel tersebut seperti bagaimana interface sistem yang dapat memudahkan pengguna (operator/bagian receptionist) dari suatu hotel untuk mengakses sistem tersebut. Serta dianggap sangat perlu untuk pihak hotel harus memiliki pengelolaan database yang baik agar dikemudian hari dapat melihat informasi yang dibutuhkan dari kegiatan suatu hotel tersebut. Dalam suatu reservasi tercakup banyak proses diantaranya : komunikasi dengan klien, room availability, system reservasi, konfirmasi, deposit, pembatalan, prosedur blocking dimana keseluruhan dari proses tersebut merupakan komponen yang penting bagi kelancaran sistem reservasi (Foster, 1992). Perkembangan teknologi informasi yang semakin hari semakin meningkat, membuat dampak yang cukup besar dalam seluruh aspek kehidupan dan membawa manusia ke dalam era globalisasi, dimana pada era ini manusia memerlukan informasi yang terbaru dan terkini (up to date) dengan cepat, praktis, efisien dan di manapun mereka berada.

Internet adalah salah satu teknologi yang sangat pesat perkembangannya dan sudah merupakan simbol dari cara berkomunikasi secara bebas, tanpa dibatasi ruang, jarak dan waktu. Informasi yang disajikan pun tidak terbatas pada teks dan gambar saja, melainkan juga suara dan animasi gambar yang membuatnya menjadi interaktif. Dengan ditunjang oleh berbagai kelebihan yang dimiliki oleh internet, diantaranya biaya koneksi yang relatif terjangkau dan ketersediaan informasi yang tidak terbatas, Internet kini menjadi alternatif utama untuk memenuhi segala kebutuhan terutama kebutuhan akan informasi.

Penggunaan internet sebagai salah satu media online reservation telah menjadi suatu yang biasa dalam dunia bisnis termasuk perhotelan. Yang dimaksud online reservation dalam perhotelan adalah pemesanan kamar yang dilakukan tamu lewat internet yaitu dengan masuk ke website hotel yang dituju kemudian pilih reservasi selanjutnya memilih tipe kamar yang diinginkan, lama tinggal, jumlah kamar, dll.Selain melalui website hotel, juga dapat dilakukan melalui third party yaitu online travel agent yang tidak memiliki contract rate secara langsung dengan pihak hotel yang bersangkutan. Third party mengakses data rate kamar hotel melalui marketing company selanjutnya menyajikan data-data dan informasi tersebut melalui websitenya. Pada umumnya dalam sebuah third party dapat menampilkan beberapa pilihan hotel dan tempat wisata.

Ada beberapa keuntungan yang ditawarkan pengguna online service menurut Janal (1995) dikaitkan dengan pemesanan kamar hotel secara online antara lain :

1. Converience yaitu tamu dapat melakukan pemesanan kamar dari tempatnya berada sewaktu-waktu. 
2. Information yaitu computer dapat menyimpan dan menampilkan deskripsi dan harga dari kamar yang ada, informasi yang tidak terdapat di media informasi lain seperti koran, majalah, radio, tv. 
3. Respond to market conditions yaitu hotel dapat dengan cepat menambah atau mengganti informasi mengenai kamar, segala fasilitas, serta harga kamar sewaktu-waktu dan dalam waktu yang lebih cepat. 
4. Reduce Printing and Postage Costs yaitu biaya produksi untuk promosi catalog digital jauh lebih murah daripada mencetak poster/catalog.
5. Reduce Expenses yaitu penyimpanan katalog-katalog tidak membutuhkan biaya besar seperti katalog biasa karena tidak memerlukan biaya sewa tempat, peralatan & asuransi.
6. Fewer hassels yaitu tamu tidak perlu lagi berhadapan dengan sales 
7. Build Relationship yaitu pihak hotel dapat berinteraksi dengan tamu, dengan menciptakan dialog yang akhirnya dapat menjalin hubungan relasi jangka panjang.

Banyak tamu yang melakukan reservasi secara online, tentu saja jangkauannya tidak terbatas hanya untuk tamu lokal saja, tetapi tamu yang berasal dari mancanegara juga dapat memesan kamar dengan mudah dan biaya yang ringan pula. Hal itu dapat terlihat dengan semakin meningkatnya presentase online reservation pada aktivitas reservasi, sehingga mendorong pihak hotel-hotel besar untuk semakin memaksimalkan website mereka karena apabila dikalkulasi fasilitas online reservation bisa lebih murah bagi pihak hotel dan pelanggan. Dengan adanya media online reservation diharapkan dapat dapat menarik tamu agar dapat melakukan pemesanan kamar dalam jumlah yang lebih banyak dan dapat memberikan kontribusi yang besar dalam mendukung jumlah reservasinya.

Namun begitu dengan digunakannya teknologi online reservation ini juga memberikan resiko bagi perhotelan, diantaranya :

1. Uneven Spread of the internet (pengguna internet tidak merata). Pengguna teknologi online reservation dapat mempengaruhi segmen demografi, sebagai contoh sebagian besar kalangan orang tua tidak menggunakan internet sesering kalangan anak muda bahkan mungkin gaptek. Hal ini dapat mengakibatkan jumlah tingkat hunian hotel melalui internet menurun.
2. Crashing of Systems. Melalui internet banyak sekali hal yang dilakukan seperti melakukan transaksi pemesanan kamar, menyebarkan informasi dll. Tetapi sangatlah berbahaya untuk misalnya mengupdate sesuatu secara sekaligus, karena dapat menimbulkan crash or error. Hal ini dapat menimbulkan kekacauan dalam sistem pencatatan jumlah reservasi.
3. Security (Keamanan). Informasi seperti nama-nama tamu, nomor kartu kredit, alamat, dll harus dapat dihindarkan dari para hackers. Karena hal ini dapat menimbulkan ketidaknyamanan bagi para tamu.
4. Lack of  Skilled Staff (Staff kurang terampil). Karena bidang IT berkembang pesat dalam waktu yang singkat mengakibatkan sedikitnya staf dengan kemampuan yang memadai, persediaan staf yang berkualitas dan menguasai teknologi ini tidak dapat memenuhi keperluan yang ada. 
5. Consumer Resistance. Tidak semua tamu siap dengan teknologi baru, banyak tamu yang kurang nyaman dengan aspek internet. Sebuah hotel harus menyakinkan tamu-tamunya akan sistem online reservation yang ada di hotel dan tetap mengupdate kepada tamu. (Wearne & Baker,2002).

Adapun cara pemesanan melalui internet juga hampir sama dengan pemesanan secara langsung ke hotel dengan telpon. Tamu tetap harus mengisi form yang ada, hanya di sini tamu sendiri yang mengisi formulir registrasi. Di dalam website dari hotel terdapat berbagai informasi mengenai jenis-jenis kamar beserta gambar dari tiap jenis kamar, harga dari masing-masing kamar, fasilitas yang ada, letak hotel termasuk alamat dari hotel beserta penjelasan mengenai hotel tersebut, juga paket-paket yang ada. Jadi untuk melakukan reservasi kamar, tinggal mengisi registrasi tersebut.